Elektronische Dokumentenablage systematisch und "teamgerecht" strukturieren (Workshop)

Entwickeln Sie eine Server- bzw. Datenstruktur, die hilft, Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden:

  • Kein ständiges Erweitern von Speicherkapazitäten
  • Dokumente schnell finden
  • Dokumente einfach ablegen
  • Keine Unterbrechungen, weil Kollegen nach Dateien fragen müssen
  • Vermeidung von Fehlern, weil falsche Versionen bzw. alte Daten verwendet werden
  • Keine Doppelarbeit

Erarbeiten Sie im Team Regeln bzw. Standards! Schaffen Sie Rahmenbedingungen für eine effiziente EDV-Ablage!

Zielsetzung

Die Teilnehmer sind sensibilisiert für einen sorgsamen Umgang mit der EDV-Ablage. Im Team sind die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert, erste Standards / Regeln sind vereinbart und umgesetzt. Die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten zur Sicherung der Nachhaltigkeit sind definiert.

Zielgruppe / Teilnehmerkreis

Mitarbeiter einer Abteilung bzw. eines Teams einschließlich Führungskraft, Projekt-Teams

Inhalte

Die Teilnehmer werden in kurzen Seminareinheiten an das Thema herangeführt. In Arbeitsgruppen und moderierten Praxisteilen wird einerseits die eigene Ausgangssituation reflektiert und analysiert, andererseits werden systematisch Lösungen erarbeitet.

 

  • Ausgangslage in der elektronischen Ablage: Chaos oder Ordnung?
  • Die häufigsten Sünden in der EDV-Ablage und deren Folgen
  • Erfassung der IST-Situation auf Ihren Servern
    • Beschreibung und Dokumentation der gegenwärtigen Ablagestruktur
    • Welche Probleme / Störungen treten auf?
    • Welche Folgen hat dies?
  • Wesen und Ziele einer effizienten EDV-Ablage
  • Welche Lösungswege gibt es? - Ein Überblick zu Methoden im Hinblick auf Selbstorganisation, Unternehmens- und Team-Standards sowie technischen Möglichkeiten
  • Was sind Dokumenten-Management-Systeme und wie können sie helfen?
  • Die Rolle des Managements: Rahmenbedingungen, Vorgaben, Mindest-Standards
  • Die Rolle der IT
  • UNSERE Rolle: Was können / müssen wir im Team tun?
  • Systematische Neu-Ordnung der - Anwendung der 5S-Methode in der IT-Ablage: - Löschen und Archivieren von Datenbeständen
    • Definition der Verzeichnisstruktur und der Ordnungsprinzipien
    • Vereinbarung formaler Regeln für das Speichern von Dateien
    • Vereinbarung von Regeln für den Umgang mit Datenbständen (z. B. Archivierungsregeln)
    • Verantwortlichkeiten 
  • Umsetzung und Dokumentation
  • Nächste Schritte
  • Bei Bedarf weitere Tipps & Tricks