Entwickeln Sie eine Server- bzw. Datenstruktur, die hilft, Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden:

• Kein ständiges Erweitern von Speicherkapazitäten
• Dokumente schnell finden
• Dokumente einfach ablegen
• Keine Unterbrechungen, weil Kollegen nach Dateien fragen müssen
• Vermeidung von Fehlern, weil falsche Versionen bzw. alte Daten verwendet werden
• Keine Doppelarbeit

Erarbeiten Sie im Team Regeln bzw. Standards! Schaffen Sie Rahmenbedingungen für eine effiziente EDV-Ablage!

Die Teilnehmer sind sensibilisiert für einen sorgsamen Umgang mit der EDV-Ablage. Im Team sind die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert, erste Standards / Regeln sind vereinbart und umgesetzt. Die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten zur Sicherung der Nachhaltigkeit sind definiert.

Mitarbeiter einer Abteilung bzw. eines Teams einschließlich Führungskraft, Projekt-Teams

Die Teilnehmer werden in kurzen Seminareinheiten an das Thema herangeführt. In Arbeitsgruppen und moderierten Praxisteilen wird einerseits die eigene Ausgangssituation reflektiert und analysiert, andererseits werden systematisch Lösungen erarbeitet.

• Ausgangslage in der elektronischen Ablage: Chaos oder Ordnung?
• Die häufigsten Sünden in der EDV-Ablage und deren Folgen
• Erfassung der IST-Situation auf Ihren Servern
• Beschreibung und Dokumentation der gegenwärtigen Ablagestruktur
• Welche Probleme / Störungen treten auf?
• Welche Folgen hat dies?
• Wesen und Ziele einer effizienten EDV-Ablage
• Welche Lösungswege gibt es? - Ein Überblick zu Methoden im Hinblick auf Selbstorganisation, Unternehmens- und Team-Standards sowie technischen Möglichkeiten
• Was sind Dokumenten-Management-Systeme und wie können sie helfen?
• Die Rolle des Managements: Rahmenbedingungen, Vorgaben, Mindest-Standards
• Die Rolle der IT
• UNSERE Rolle: Was können / müssen wir im Team tun?
• Systematische Neu-Ordnung der - Anwendung der 5S-Methode in der IT-Ablage: - Löschen und Archivieren von Datenbeständen
• Definition der Verzeichnisstruktur und der Ordnungsprinzipien
• Vereinbarung formaler Regeln für das Speichern von Dateien
• Vereinbarung von Regeln für den Umgang mit Datenbständen (z. B. Archivierungsregeln)
• Verantwortlichkeiten 
• Umsetzung und Dokumentation
• Nächste Schritte
• Bei Bedarf weitere Tipps & Tricks