Teamgerechte Ablage von Informationen und Daten

Informationen und Daten sind in administrativen Prozessen und in der Wissensarbeit das entscheidende Gut. Mehr denn je herrscht in Unternehmen eine Unsicherheit bezüglich der Verfügbarkeit der richtigen Informationen und Dokumenten. Sowohl das Management als auch die Mitarbeitenden fühlen sich im Spannungsfeld zweier Pole hin und her gezogen: UNTERdeckung versus ÜBERdeckung.

 

Ganz gleich, ob wir von Papierdokumenten oder Dateien sprechen: Wo viel abgelegt wird, entstehen schnell Suchzeiten, Mehrfachablagen, erhöhter Platz- bzw. Speicherbedarf, lange Wege bzw. viele Scroll- und Klickpfade... Eine teamgerechte Ablagestruktur kann da Abhilfe schaffen. Enorme Einsparpotenziale, insbesondere im Hinblick auf Suchzeiten, lassen sich erzielen, wenn Daten und Dokumente nach einem Standard abgelegt werden, der schnell nachvollziehbar und durch alle betroffenen Mitarbeiter nutzbar ist. Übrigens gilt dies nicht nur für gemeinsam genutzte Unterlagen, sondern auch für individuell abgelegte Dokumente, auf die ggf. im Vertretungsfall zugegriffen werden muss.

 

Ich helfe mit einer systematischen Vorgehensweise und Praxisimpulsen bei der Erarbeitung von Ablagestandards bzw. neuen Dokumenten-Management-Systemen.

Sieht Ihre Ablage im übertragenen Sinne auch so aus wie diese "gut sortierte" Buchhandlung in Florenz?



Freier Schreibtisch - klar im Kopf: In 5 Schritten eine teamfähige Dokumenten-Ordnung schaffen.

In Workshops, Trainings, Webinaren und Trainingsvideos vermittle ich, wie man gemeinsam und systematisch eine teamgerechte Dokumenten-Ordnung schaffen kann.

 

Erfahren Sie mehr über meine dreiteilige Weinar-Reihe:

In dieser dreiteiligen Webinar-Reihe erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten eine teamfähige Dokumenten-Ordnung schaffen und sowohl den Platzbedarf als auch den Aufwand drastisch reduzieren können. Das gilt für gemeinsam genutzte Unterlagen genauso wie für die individuelle Wiedervorlage, auf die ggf. im Vertretungsfall zugegriffen werden muss. Basis bildet hierbei die 5S-Methode, angepasst an diesen spezifischen Anwendungsbereich. Dazu gibt es viele Impulse, Beispiele und Tipps aus der Praxis. Ausgehend von den Schriftgutbeständen wird der Fokus im Webinar auf die Reduzierung von Papier sowie die Umsetzung eines teamfähigen, effizienten Dokumenten- und Workflowsystems für die verbleibenden Papierunterlagen gelegt. Elektronische / digitale Ablagesysteme werden im Hinblick auf Schnittstellen und die Durchgängigkeit der Ablagestrukturen behandelt. Insofern kann dieses Webinar eine gute Vorbereitung für eine geplante Neugestaltung von Büros und die Digitalisierung von Workflows sein.