Dies ist das Beispiel eines Inhouse-Seminars zur Einführung von Mitarbeitern ins Thema "Lean"

Einführung "Lean Office" / "Lean Administration" (Seminar)

Das vielzitierte VUCA-Umfeld (volatility, uncertainty, complexity und ambiguity, deutsch: Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit) verlangt den Unternehmen viel ab: Schnelle, effiziente Prozesse, Flexibilität und Qualität, eine hohe Innovationskraft und agile Arbeitsformen. Die gewachsenen Strukturen in Unternehmen oder einzelnen Bereichen werden diesen sich wandelnden Anforderungen aber häufig nicht gerecht. Im Gegenteil: Es wird viel Zeit und Energie für unnütze bzw. nicht wertschöpfende Tätigkeiten vergeudet. 

 

"Lean Office" oder "Lean Administration" befasst sich mit der Freisetzung dieser Potenziale in der Büro- und Wissensarbeit. Ziel dieses Ansatzes ist es, Abläufe und Geschäftsprozesse sowie die Zusammenarbeit kontinuierlich besser, schneller und effizienter zu machen. Dabei steht einerseits der Kunde im Fokus, andererseits werden die Menschen in den Prozessen entlastet und zugleich befähigt, produktiv und agil zu arbeiten sowie aufkommende Probleme (Hürden) systematisch zu lösen. Besonders wichtig ist dieser Schritt, BEVOR Prozesse digitalisiert werden.

 

Bevor man jedoch mit "Lean" startet, müssen die Mitarbeiter zunächst sensibilisiert und geschult werden. Dazu dient dieses Training.

 

 

Dauer: 2-3 Tage (je nach gewünschtem Praxisumfang)

Zielsetzung

In diesem Training erhalten die Teilnehmer einen Überblick über Prinzipien, Instrumente und Methoden, mit denen Verbesserungspotenziale erkannt, Prozesse optimiert , und die Zusammenarbeit im Team effizienter und produktiver gestalten werden können. Die Inhalte werden vermittelt durch abwechslungsreiche Präsentationen, anschauliche Praxisbeispiele, aufschlussreiche Übungen und viel Praxisarbeit.

Zielgruppe

  • Mitarbeiter und Führungskräfte des (Pilot-)Bereiches, in dem "Lean" angewandt werden soll
  • Multiplikatoren, Prozessbegleiter, KVP-Moderatoren
  • Unterstützende Bereiche / Funktionen, wie z. B. Personalentwicklung, Qualitätsmanagement, IT … 

Inhalte

  • Lean Management und Kaizen (KVP) – Ursprung, Prinzipien, Grundlagen
  • Welche Potenziale schlummern in administrativen Prozessen und welche (neuen) Herausforderungen gibt es in der Büro- und Wissensarbeit?
  • Typische Methoden auf Arbeitsplatz-, Team- und Prozessebene
  • Prozessoptimierung nach den Lean Prinzipien: Ist-Prozess erfassen, Soll-Prozess entwickeln und kontinuierlich weiterentwickeln
  • Potenziale im eigenen Umfeld erkennen (7V), bewerten und priorisieren
  • Systematische Problemlösung mittels PDCA
  • Kaizen / KVP im Team: Lösungen und Regelungen für die Zusammenarbeit im Team entwickeln (Kommunikation inkl. Meetings, E-Mail & Co., Information / Ablagen, Aufgabenmanagement ...)
  • Was bedeutet "agile" Kollaboration?
  • die ersten Schritte für den Start von Lean
  • den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in Gang halten