Dies ist ein Beispiel, wie ein 5S-Workshop in Bürobereichen gestaltet werden könnte. 5S eignet sich als praxisnahe bzw. umsetzungsorientierte Methode im Übrigen auch für Auftakt-Workshops.

5S Arbeitsplatzorganisation: Gemeinsam(e) Ordnung schaffen für eine gute Zusammenarbeit (Workshop)

Unter fachlicher Anleitung des Moderators werden innerhalb des zwei- bis dreitägigen Workshops möglichst viele Maßnahmen sofort und direkt durch die Mitarbeiter umgesetzt. Aufgrund des zeitlichen Rahmens und abhängig vom Umfang des ausgewählten Bereiches und weiteren Einflüssen werden die Aktivitäten ggf. auf Teilbereiche konzentriert. Weitere Maßnahmen werden zur späteren Umsetzung mit Verantwortlichkeiten und Terminen versehen. Dazu gehören z. B. auch die Workshop-Dokumentation (Vorher-Nachher-Darstellung etc.), die Erstellung / Vervollständigung von Standards und Checklisten, die Vervollständigung der visuellen Kennzeichnungen.

Vorgehen / Agenda (grob)

EINFÜHRUNG

  • Kurz-Schulung zur 5S-Methode [>> mehr Infos zur 5S-Methode >>] mit Übungen und Beispielen aus der Praxis
  • Vereinbarung von "Spielregeln" für den Workshop
  • Vorbereitung und Tagesplanung

PRAXIS- / UMSETZUNGSTEIL 

 

  • 1. Sortieren: Die Teilnehmer beginnen, benötigte von unbenötigten Dingen zu trennen - am eigenen Arbeitsplatz, in Schränken, in gemeinsam genutzten Bereichen o. ä. Hierfür werden Flächen eingerichtet bzw. Behälter aufgestellt, in denen die zu entsorgenden, zu archivierenden oder zu verlagernden Dinge zunächst gesammelt werden
  • 2. Sichtarbe Ordnung schaffen: Die benötigten Arbeitsmittel, Materialien etc. werden neu angeordnet und gekennzeichnet.
  • 3. Sauberkeit: Wenn sinnvoll, werden Maßnahmen ergriffen, durch die Verunreinigungen künftig verhindert oder minimiert und die Reinigungs- und Wartungstätigkeiten am Arbeitsplatz vereinfacht werden. In reinen Office-Bereichen spielt dieser Schritt eine untergeordnete Rolle.

Sofern der zeitliche Rahmen es erlaubt, wird auch bereits mit dem 4. S - Standardisieren begonnen. Hierzu gibt der Moderator zuvor weitere Trainingsinhalte und Beispiele als Impuls für die Umsetzung.

 

Das 5. S, das u. a. die Fortschrittskontrolle / Maßnahmen-Controlling durch Audits und visuelles Management beinhaltet, ist nicht Teil des Pilot-Workshops.

 

ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK / ERGEBNISPRÄSENTATION

Zielgruppe / Teilnehmerkreis

Anzahl der Teilnehmer nach Absprache: 

  • Mitarbeiter des Arbeitsbereiches
  • Führungskraft aus dem Bereich (macht idealerweise mit; ist aber mindestens zu Beginn und zur Ergebnispräsentation anwesend, um die Ergebnisse wertzuschätzen und mögliche Entscheidungen direkt treffen zu können)
  • Ggf. Internes Projektteam-Mitglied / QM-Beauftragter 
  • Zumindest auf Zugriff: Veranwtortliche aus unterstützenden und indirekt betroffenen Bereichen

An der einführenden Kurzschulung können weitere Mitarbeiter aus dem Bereich und Führungskräfte aus anderen Bereichen teilnehmen.

Anmerkungen

5S ist keine Einmal-Aktion. Dieser ein- bis zweitägige Workshop hat eine initialisierende Wirkung und beinhaltet erste Umsetzungsmaßnahmen. Vonseiten der Führungskraft und des Managements muss daher nicht nur die Initialzündung kommen, sondern auch die Bereitschaft, den Fortschritt und die Nachhaltigkeit der Aktivitäten zu fordern und zu fördern.

 

Der externe Workshop-Moderator kann bei Bedarf wieder hinzugezogen werden, z. B. für folgende Aspekte: Unterstützung bei der weiteren Umsetzung, Begleitung weiterer Einführungs-Workshops in anderen Bereichen oder Erstellung eines bereichsspezifischen 5S-Audits bzw. Quick-Checks (5. Schritt – Sichern und ständig verbessern).

 

Grundsätzlich müssen im Vorfeld des Pilot-Workshops einige vorbereitende und organisatorische Maßnahmen mit dem Moderator abgestimmt werden.