Gemeinsam(en) Raum für produktive und effiziente Zusammenarbeit schaffen
Büro- und Wissensarbeit bedeutet mehr denn je, dass wir uns im Spannungsfeld parallel existierender Arbeitsformen bewegen. Während die interaktive Teamarbeit ohne offene Kommunikation nicht auskommt, ist genau diese ein großer Störfaktor für konzentrierte Einzeltätigkeiten. Wer flexible Bürokonzepte entwickeln und Rahmenbedingungen schaffen will, die sowohl das eine als auch das andere ermöglichen, sollte zwei Punkte beachten. Erstens: Betroffene sollten von Anfang an beteiligt sein! Zweitens: Bevor Neues geschaffen wird, müssen zunächst alte Strukturen und Gewohnheiten aufgebrochen werden. Die Anwendung der "5S"-Methode trägt beiden Aspekten Rechnung, besonders zu Beginn dieses Prozesses.
Laut einer MIT-Studie entstehen 80 Prozent aller Innovationen durch informelle Kommunikation.
Videos zur 5S-Methode
5S-Methode: Mit System und Schritt für Schritt
Die Methode heißt "5S" / "5A", weil sie in 5 Schritten erfolgt.
5S ist eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung (oder Neuplanung) von Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsbereichen. Der Fokus auf Ordnung & Sauberkeit, Visualisierung und Standardisierung dient jedoch keinem Selbstzweck, sondern verfolgen eine klar formulierte Zielsetzung, wie beispielsweise:
- die Arbeitsbereiche sind klar, nachvollziehbar gestaltet und entsprechen den jeweiligen Anforderungen (z. B. hohe Flexibilität)
- Informationen stets verfügbar - kurze Wege und Zugriffszeiten (Finden statt Suchen)
- Stellvertreter und neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht
- angenehmes Arbeitsumfeld
- Raum für offene Kommunikation und kreative Zusammenarbeit
- Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzgestaltung nach ergonomischen Gesichtspunkten
Die 5S-Methode (im deutschsprachigen Raum auch als „5A“ bekannt) stammt aus Japan und wurde hauptsächlich in der Industrieproduktion im Rahmen von Kaizen-Aktivitäten angewandt. Mittlerweile findet sie auch in Bürobereichen und in reinen Dienstleistungsbranchen Anwendung - wenn auch in angepasster Form.
Ich begleite Sie bei der Anwendung von 5S in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Team - vor Ort und online.
Die einzelnen 5S-Schritte im Überblick
1. Sortieren
Sich von unnötigem Ballast trennen, der selten oder gar nicht benötigt wird und daher im Weg steht, wertvollen Platz verbraucht, Wege verlängert oder anderweitig stört. Solche Dinge, werden aus dem Arbeitsbereich entfernt - entsorgt, archiviert oder verlagert.
2. Strukturieren und sichtbare Ordnung schaffen
Alles am richtigen Platz: Alle benötigten Dinge werden so angeordnet, dass sie ihrer Verwendung entsprechend griffbereit sind. Dazu gehören übrigens auch klare Server-Strukturen. Stellflächen, Plätze etc. werden gekennzeichnet, so dass niemand suchen muss und jeder erkennt, wo was hingehört.
3. Sauber halten
„Wo gehobelt wird, fallen auch Späne.“ - Da ist zwar etwas dran, aber viele Verunreinigungen führen zu Qualitätsproblemen, Ausfällen und Unfällen. In diesem Schritt geht es darum, Verunreinigungen künftig zu verhindern oder zu minimieren und die Reinigungs- und Wartungstätigkeiten am Arbeitsplatz zu vereinfachen.
In reinen Office-Bereichen spielt dieser Schritt eine untergeordnete Rolle. Im übertragenen Sinne kann man dann aber diesen Schritt "Sauber halten" so verstehen, dass Vorkehrungen getroffen werden, die gerade befreiten und neu sortierten Schränke, Server, etc. künftig sauber - also frei von neuem Ballast - gehalten werden.
4. Standardisieren
Die neue Ordnung und Anordnung wird in Standards überführt. Durch klare Regeln wird insbesondere die Zusammenarbeit im Team verbessert, das „Tagesgeschäft“ läuft störungsfreier.
5. Sichern und ständig verbessern (bzw. anpassen)
Die erreichten Ergebnisse und Standards sollen nachhaltig gesichert werden, z. B. durch Qualifikation, Audits / Quick-Checks, visuelles Management und klare Verantwortlichkeiten (z. B. auch durch Paten). Dies ist eigentlich kein Schritt, sondern vielmehr eine ständige Aufgabe: Jeder einzelne Mitarbeiter übernimmt Eigenverantwortung, beweist Disziplin und Qualitätsbewusstsein; die Führungskraft geht mit gutem Beispiel voran und ist Treiber und Unterstützer, insbesondere bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Viele Probleme bzw. Potenziale, an denen man arbeiten kann, werden durch 5S erst erkennbar.
Somit ist 5S Teil bzw. Basis des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP / "Kaizen").
