In der Praxis haben sich die Lean Prinzipien nach Womack und Jones als gute Basis für die Optimierung von Prozessen erwiesen. Hier folgt eine kurze Zusammenfassung der Lean Prinzipien.
Wie gut ein Prozess ist, entscheidet am Ende immer der Kunde - egal ob extern oder intern. Es sind die Empfänger bzw. Abnehmer Ihrer Waren, Dienstleistungen und Informationen, die wirklich beurteilen können, inwieweit Sie das Richtige in der richtigen Qualität, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Form liefern. Wir stellen deshalb vor jeder Prozessverbesserung die Frage: Wer sind Ihre Kunden, und was erwarten diese genau? Danach richten sich alle weiteren Schritte aus. Nur dann ist im nächsten Schritt eine nachvollziehbare Unterscheidung zwischen Wert schöpfenden Aktivitäten und solchen, die wir als Verschwendung bezeichnen, möglich.
Hinter diesem Prinzip steckt die Darstellung aller Arbeitsschritte, die zur Erbringung der Leistung tatsächlich durchgeführt werden. Hierbei geht es darum, ein gemeinsames Verständnis bezüglich des Prozesses zu bilden und die darin versteckten Probleme sichtbar zu machen, die uns momentan daran hindern, den Kundenwert voll umfänglich zu erzeugen, oder zu langen Durchlaufzeiten und großem Ressourcenverbrauch führen. Arbeitsschritte, die offensichtlich unnötig sind (z. B. Freigaben, Kontrollen, Doppelarbeit oder -ablage), werden direkt weggelassen.
Alle verbliebenen Prozess-Schritte werden so organisiert, dass Arbeitsaufträge bzw. Vorgänge kontinuierlich fließen. Dazu werden Schnittstellen reduziert, Arbeitsschritte automatisiert, vereinfacht, zusammengefasst oder in ihrer Abfolge verändert. Engpass-Situationen werden durch die Ausbalancierung von Arbeitsinhalten oder die Nivellierung von Bedarfsschwankungen verhindert.
Statt Arbeitsvorgänge ohne Rücksicht auf den Bedarf und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten durch die Prozesskette zu schieben (Push), werden sie durch die beteiligten Funktionen vom Kunden ausgehend flussaufwärts gezogen (Pull). Vereinbarungen, Kennzahlen und visuelles Management fördern die Transparenz an den Übergabepunkten, Schnittstellen werden zu Nahtstellen.
Dieses Prinzip ist der eigentliche Kern von Lean Office bzw. der Prozessoptimierung. Es wird auch als "Kaizen" bezeichnet, ein japanischer Begriff, der aus den Worten KAI (Veränderung) und ZEN (das Gute) zusammengesetzt ist. Im deutschsprachigen Raum wird "Kaizen" häufig als Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (kurz: KVP) übersetzt.
Sicherlich haben Projekte, Workshops und auch das betriebliche Vorschlagswesen (bzw. Ideen-Management) ihre Wirkung. Die kontinuierliche Verbesserung erfolgt jedoch in der Linie, durch die Mitarbeitenden, am Prozess, systematisch in kurzen Zyklen, nicht gleich perfekt, sondern Schritt für Schritt in Richtung Perfektion. Die "Perfektion" ist eher vergleichbar mit einem Nordstern (z. B. 0 Fehler, 100% Kundenzufriedenheit o. ä.), der vielleicht niemals erreicht wird, aber Bestand hat und für alle eine richtungweisende Orientierung gibt. Man sollte sich jedoch auch immer Verbesserungsziele setzen, die zeitlich in "greifbarer" Nähe sind. Man kann hier auch von "Zielzuständen" sprechen.