Potenziale im Team entfesseln - Besser, produktiver und effizienter zusammenarbeiten

Die Module des Programms: Profitieren Sie von praxisbewährten Methoden und Vorgehensweisen.


Das Programm besteht aus acht Modulen, die jeweils eine Online-Trainingseinheit, einen Praxistransfer innerhalb des teilnehmenden Teams und eine persönliche Online-Umsetzungsbegleitung enthalten.



Die Module im Überblick

Modul 1: Startschuss - gemeinsame Orientierung schaffen und Handlungsfelder identifizieren

Beim ersten Modul geht es darum, ein gemeinsames Verständnis darüber zu entwickeln, was wir erreichen können, wenn wir die Verbesserung von Prozessen und der Zusammenarbeit systematisch und kontinuierlich angehen. Wir entwickeln ein gemeinsames Leitbild, an dem wir uns in unserem Transformations- und Verbesserungsprozess orientieren können.

 

Das Team ist dahingehend sensibilisiert, wo welche Potenziale ( = Schätze) schlummern:

  • Wo verstecken sich Fehlerteufel und Qualitätsdiebe?
  • Wo nehmen uns Zeitfresser und Zeitabschneider Geschwindigkeit und kostbare Arbeitszeit?
  • Wo lauern Kostentreiber und Umsatzkiller?
  • Wo rauben uns Stressteufel Energie und Nerven?

Schließlich erfassen und priorisieren wir Handlungsfelder (Verbesserungspotenziale, Probleme, Stolpersteine, Hindernisse, Schmerzthemen) im eigenen Arbeitsumfeld. Dabei kann es sich um Geschäftsprozesse handeln (z. B. Angebotserstellung) oder um Verbesserungsthemen, die sich auf die alltägliche Zusammenarbeit beziehen (z. B. Dokumentenablage, Meetings, Arbeitsorganisation).

 

In diesem Programm beginnen wir mit der Bearbeitung von Prozessthemen (siehe Modul 2-4). 



Modul 2: Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe analysieren und verstehen (IST)

Im Fokus von kontinuierlicher Verbesserung stehen die Kernprozesse (= Wertschöpfungsketten), in denen die Produkte oder Dienstleistungen geschaffen werden, die letztlich von den Kunden nachgefragt und bezahlt werden. Das ist Zweck und Existenzgrundlage des Unternehmens bzw. des Teams.

Die Herausforderung ist jedoch zunächst, den aktuellen Prozessablauf mit allen Schritten, Schnittstellen und Beziehungen sowie Kommunikations- und Informationsflüssen zu verstehen.

Deshalb geht es in diesem Modul darum, einen ausgewählten Geschäftsprozess zu erfassen (IST-Map) und zu bewerten. Dazu stellen wir den Weg von Aufträgen, Vorgängen und Informationen Schritt für Schritt mittels einer leicht nachvollziehbaren Technik visuell dar, ermitteln relevante Kennzahlen und analysieren Schwachstellen und Engpässe.

Wertströme und Informationsflüsse verlaufen besonders bei Office-Prozessen sowie in der Wissensarbeit und in Dienstleistungsbereichen meist im Verborgenen. Deshalb müssen wir den Prozess unter Mitwirkung der beteiligten Mitarbeiter "mappen".



Modul 3: Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (neu) gestalten (SOLL / FUTURE)

Nachdem wir die IST-Map visuell dargestellt und analysiert haben, machen wir uns an die Verbesserung und Verschlankung des Prozesses. Dazu wenden wir insbesondere zwei Lean Prinzipien an: „Fluss“ und „Pull“. Das Ziel: Die beteiligten Funktionen arbeiten effizienter und Hand in Hand zusammen, Vorgänge und Informationen fließen durch die Prozesskette ohne Rückschleifen und ohne unkontrolliert lange Liegezeiten, der Kunde bekommt sein Produkt bzw. seine Dienstleistung schneller und in besserer Qualität.

 

Der künftige, verbesserte Prozessablauf wird in mindestens einer Soll-Map („Future State Map“) dargestellt. Je nach Zielsetzung kann die Spanne reichen von einem neuen Prozess mit kleinen, kurzfristig umsetzbaren Veränderungen bis hin zu einer Prozessvision („Grüne Wiese“), die die aktuellen Rahmenbedingungen außer Acht lässt und eine langfristige Orientierung gibt. Die Future State Map ist auch eine gute Vorbereitung für die Digitalisierung von Prozessen.




Modul 4: Den neuen Prozess umsetzen, steuern und kontinuierlich verbessern

Nachdem wir einen neuen, verbesserten Prozessablauf modelliert haben, geht es nun darum, dessen Umsetzung zu starten. In der Regel kann dies nicht auf einen Schlag erfolgen, sondern in Teilabschnitten. Mittels Regelkommunikation, Kennzahlen und Feedbacks behalten wir den Prozess und seine Leistung im Blick, um schnell zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen.

 

Aber auch nach Umsetzung des neuen Prozesses muss man auf der Hut bleiben. Denn häufig läuft das neue System noch nicht so rund, es gibt unvorhersehbare Störungen, man fällt in alte Gewohnheiten zurück, oder die Anforderungen vom Markt ändern sich.


Durch Tagesgespräche oder Wochenmeetings und Prozess- bzw. Teamtafeln werden Abweichungen frühzeitig zu erkannt und systematisch bearbeitet. Durch das Definieren und Verfolgen smarter Prozessziele (Ziel-Zustände) wird der Prozessablauf kontinuierlich weiterentwickelt.



Modul 5: Probleme systematisch und nachhaltig im Team lösen

Wenn ein Problem in Geschäftsabläufen oder in der Zusammenarbeit auftaucht, neigen wir – oder vielmehr unsere Gehirne – dazu, voreilige und unterschiedliche Schlüsse im Hinblick auf Ursachen oder Lösungen zu ziehen, ohne das Problem überhaupt verstanden zu haben. Entweder passiert dann gar nichts oder es entsteht blinder Aktionismus. Oftmals werden auch einfach vermeintliche „Best Practice“-Lösungen kopiert bzw. den Betroffenen übergestülpt.


In diesem Modul liegt der Fokus auf die Entwicklung von Problemlösefähigkeiten im Team (Kapieren statt Kopieren).

Sie lernen den PDCA-Zyklus, Motor der kontinuierlichen Verbesserung, sowie weitere Methoden zur systematischen Problemlösung kennen und werden dahin gehend sensibilisiert, welche Rolle Standardisierung und die Vereinbarung von Regeln dabei haben.


Modul 6 + 7: Strukturen und Formen der Zusammenarbeit gestalten

In diesen beiden Modulen wird jeweils ein Thema behandelt, das entweder bereits in Modul 1 als Handlungsfeld priorisiert wurde oder sich im Verlauf der nachfolgenden Module (etwa bei der Prozessanalyse und -gestaltung) als wichtiges zu lösendes Problem herausgestellt hat. Beispiele:

  • Virtuelle Zusammenarbeit (Remote Work)
  • Dokumentenablage: Stets die richtigen Dokumente und Informationen griffbereit, Wissen teilen
  • Agiles Aufgabenmanagement
  • Arbeitsorganisation: Front-Office / Back-Office
  • Die 5S-Methode: Gemeinsam(en) Raum für produktive/kreative und effiziente (Zusammen)Arbeit schaffen
  • Meetings produktiv und effizient gestalten
  • E-Mail & Co. sinnvoll nutzen, Informationsflut eindämmen


Modul 8: Am Ball bleiben - Verbesserungen absichern und weiterentwickeln

Dieses Modul schließt das Programm zwar ab, bedeutet aber nicht das Ende. Im Gegenteil: In diesem Modul soll der Gedanke der kontinuierlichen Verbesserung in den Köpfen und in Strukturen gefestigt werden.

Wir wollen Probleme als Chancen verstehen und eine konstruktive Fehlerkultur (anstelle von „Schuldkultur“). Wir wollen Abweichungen / Probleme schnell, nachhaltig lösen und Schritt für Schritt große Ziele erreichen.

Dafür ist es ganz entscheidend, Strukturen bzw. Routinen zu entwickeln – zum Beispiel in Form von Teamrunden / Regelkommunikation. Wie diese gestaltet werden können, wird in diesem Modul behandelt. Außerdem wird besprochen, welches die nächsten Schritte sein werden.

Auch der Zusammenhalt im Team wird gefestigt.



Ergänzende Module können bei Bedarf anschließend hinzugebucht werden.